Optimierte Selbstorganisation

Mit Strategie statt Stress: Diese To-do-Listen helfen statt zu überfordern

"Viele To-do-Listen entstehen aus Schuldgefühlen oder dem E-Mail-Postfach“, erklärt Arnold im Gespräch mit Fast Company. Das Problem: Solche Listen zwingen uns in eine reaktive Haltung – wir reagieren auf Dringliches, statt uns auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Ein weiterer häufiger Fehler: Die Liste wird zur Sammelstelle für alles, was gerade einfällt. Das führt oft dazu, dass Prioritäten fehlen und Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben verloren geht. "Diese Listen enthalten häufig Dinge, die nicht mit den übergeordneten Zielen verbunden sind“, so Arnold. Für Führungskräfte kann das fatal sein, denn Zeit ist ihr wertvollstes Gut.

Die Lösung: Eine strukturierte Strategie

Arnold empfiehlt Führungskräften, ihre To-dos in drei Schritten zu organisieren.

1. Braindump: Alles aus dem Kopf, aber nicht unstrukturiert

Startpunkt ist ein "Braindump“: eine ungefilterte Sammlung aller Aufgaben, die erledigt werden müssen. Führungskräfte sollten dabei insbesondere große Projekte in kleinere, handhabbare Schritte unterteilen. Statt "Budgetplanung für Q4“ könnte das beispielsweise "Daten auswerten“, "Feedback vom Team einholen“ und "Präsentation erstellen“ sein.

2. Sortieren nach Energielevel

Nicht jede Aufgabe verlangt dieselbe Energie. Führungskräfte jonglieren oft zwischen Meetings, strategischem Denken und operativer Umsetzung – und brauchen eine Liste, die sich an ihrem Energielevel orientiert. Arnold schlägt eine Einteilung in drei Kategorien vor:

• Rock Star-Aufgaben: Arbeiten, die volle Konzentration erfordern, wie Strategieplanung oder das Lösen komplexer Probleme. Diese Aufgaben sind ideal für produktive Phasen, etwa am Morgen.
• So-So-Aufgaben: Routinearbeiten, die moderates Denken verlangen, wie das Überprüfen von Berichten oder das Schreiben von E-Mails an das Team.
• Blah-Aufgaben: Tätigkeiten, die wenig geistige Energie kosten, wie Kalenderpflege oder Rechnungen prüfen. Diese Aufgaben eignen sich für das Nachmittagstief oder Phasen, in denen die Konzentration nachlässt.

3. Energie und Zeit planen

Vor jedem Arbeitsblock sollten Führungskräfte ihr aktuelles Energielevel einschätzen: Fühlen Sie sich frisch und klar? Dann greifen Sie zu einer „Rock Star“-Aufgabe. Sind Sie müde nach einem langen Meeting? Dann erledigen Sie eine "Blah“-Aufgabe.

Konkrete Beispiele für Führungskräfte

Damit die Methode greifbar wird, hier einige typische Aufgaben für jede Kategorie:

• Rock Star: Strategisches Jahresziel entwickeln, schwierige Mitarbeitergespräche führen, Budgetplanung
• So-So: Feedback auf ein Dokument geben, wöchentliche Team-Updates erstellen, Projektstatus checken
• Blah: E-Mails sortieren, Reisekostenabrechnung einreichen, Meeting-Termine koordinieren

Die Methode verhindert, dass Zeit durch Grübeln verloren geht: "Woran soll ich arbeiten?“ Alles liegt bereit – Sie müssen nur entscheiden, was gerade passt.

Eine strategisch organisierte To-do-Liste ist nicht nur ein Werkzeug, um effizienter zu arbeiten. Sie ermöglicht es Führungskräften, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu fokussieren – solche, die langfristig Wert schaffen.

Arnold bringt es auf den Punkt: "Bevor wir mit der Arbeit beginnen, müssen wir mit uns selbst ins Reine kommen.“ Wer sich seiner Prioritäten bewusst ist und sich dabei an den eigenen Energielevel anpasst, kann Stress reduzieren und gleichzeitig Höchstleistungen erbringen.

Reflexion: Die To-do-Liste als Leadership-Instrument

To-do-Listen sind mehr als bloße Checklisten. Für Führungskräfte können sie zu einem strategischen Instrument werden, das Klarheit schafft und dabei hilft, sowohl kurzfristige Erfolge als auch langfristige Ziele zu erreichen.

Der Schlüssel liegt in der Balance: Struktur, Fokus und die Bereitschaft, sich selbst ehrlich zu reflektieren. Wer seine Zeit klug einteilt, schafft nicht nur mehr – er führt auch besser.