Geschäftsreise planen: 5 Tipps für einen reibungslosen Ablauf

Geschäftsreisen gehören für viele Menschen untrennbar zum Arbeitsleben dazu. Egal, ob es darum geht, Kunden zu treffen, Verhandlungen zu führen oder an Konferenzen teilzunehmen – eine gut geplante Geschäftsreise kann den Unterschied zwischen Erfolg und Frustration ausmachen. In diesem Artikel stellen wir fünf wertvolle Tipps zur Planung der Geschäftsreise vor: Von der Auswahl der richtigen Unterkunft bis hin zur Organisation der Reisedokumente – wir haben alle wichtigen Aspekte abgedeckt, um sicherzustellen, dass der nächste Geschäftstrip ein voller Erfolg wird.

Tipp 1: Frühzeitige Buchung von Hotel und Transportmittel

Für den reibungslosen Ablauf der nächsten Geschäftsreise ist es zunächst einmal empfehlenswert, sich frühzeitig um die Buchung des Hotels und der Transportmöglichkeit zu kümmern. Um ein effizientes Zeitmanagement während der Reise zu ermöglichen, ist es sinnvoll, ein Hotel in der Nähe des Veranstaltungsorts oder des Kunden zu wählen. Eine sorgfältige Überprüfung der Unternehmensrichtlinien im Voraus hilft, die Reisekosten im Rahmen zu halten und ein Hotel im Budget zu finden.

Spezielle Businesshotels bieten für Geschäftsreise mehrere Vorteile. Neben kostenlosem WLAN sind die Hotelzimmer oft mit Schreibtischen ausgestattet, die sich ideal für die Erledigung von geschäftlichen Aufgaben eignen. Darüber hinaus verfügen viele Businesshotels über Tagungsräume, in denen Meetings und Kundengespräche stattfinden können.

Die Auswahl der Verkehrsmittel sollte nach Möglichkeit so geplant werden, dass möglichst wenige Verzögerungen und Hindernisse auftreten. Bei einer Reise per Flugzeug kann die Buchung einer Business-Economy-Class einen entspannten Check-in und zusätzlichen Beinfreiheit bieten – so verläuft der Flug deutlich entspannter und komfortabler. Bei Zugreisen empfiehlt es sich, im Voraus einen Sitzplatz mit Tisch und Steckdose zu reservieren, um während der Reise produktiv arbeiten zu können. Tipp: Alle Informationen und weitere hilfreiche Tipps für ein unkompliziertes und einfaches Geschäftsreisemanagement gibt es hier.

Tipp 2: Dokumente einscannen

Um sicherzustellen, dass wichtige Dokumente wie Reisepass, Bankkarten, Buchungsunterlagen und Krankenversicherung im Notfall zugänglich sind, empfiehlt es sich, sie vorab zu scannen und in einer Cloud zu speichern. So kann von jedem Ort auf der Welt darauf zugegriffen werden – selbst im Falle eines Diebstahls. Es ist zudem ratsam, wichtige Notfallnummern im Voraus zu notieren, um in Ausnahmesituationen schnell die richtigen Kontaktpersonen erreichen zu können.

Bei einer Geschäftsreise ist es enorm wichtig, firmeninterne Dokumente oder Dateien sicher aufzubewahren. Laptops, Tablets und Smartphones sollten deshalb unbedingt gut geschützt werden, beispielsweise durch Passwörter oder Fingerabdruckscanner. Auch Dokumente in Papierform sollten nicht offen herumliegen und sicher aufbewahrt werden, um unbefugten Zugriff während der Reise vorzubeugen.

Tipp 3: Effizient und anlassgerecht packen

Noch mehr als bei einer Urlaubsreise sollten Reisende bei einer Geschäftsreise darauf achten, sinnvoll und effizient zu packen – schließlich möchte man ein leichtes, handliches Gepäckstück mitnehmen und trotzdem für alle möglichen Anlässe gewappnet sein. Insbesondere bei einem Abendessen mit Kunden oder Kollegen ist es schließlich nicht immer vorhersehbar, wie formell das Restaurant ist und welche Kleidung angemessen ist.

Die besten Tipps für das Packen für Geschäftsreisen:

Hemden und Sakkos sollten sauber und knitterfrei am Zielort ankommen. Spezielle Hemdentaschen sind ideal, um Hemden faltenfrei und platzsparend zu transportieren.

• Falls der Anzug trotzdem einmal zerknittert ist, kann es helfen, ihn im Hotelzimmer aufzuhängen und den warmen Wasserhahn aufzudrehen. Alternativ kann auch ein Föhn verwendet werden, um die Falten zu glätten.
• Socken und andere kleine Gegenstände können in die Schuhe gesteckt werden, um Platz zu sparen. Dies hat auch den Vorteil, dass die Schuhe in Form bleiben.
• Bargeld, Kreditkarten und Ausweis sollten unbedingt getrennt voneinander aufbewahrt werden, um bei einem eventuellen Verlust nicht alle wichtigen Dokumente und Zahlungsmittel zu verlieren.
• Wie die Reiseapotheke auch im Handgepäck ohne Probleme transportiert werden kann, zeigt dieser Artikel.

Tipp: Elektronische Packlisten können sicherstellen, dass keine wichtigen Gegenstände vergessen werden – auch wenn eine Reise kurzfristig ansteht.

Tipp 4: Nützliche Technik-Gadgets für die Reise

Während der Geschäftsreise kommt es nicht selten vor, dass viel Zeit im Wartebereich, im Zug oder in Flieder ungenutzt verstreicht. Um auch diese Zeit effektiv zu nutzen, ist es empfehlenswert, die richtige Ausstattung einzupacken. So können Geschäftsreisende unterwegs produktiv arbeiten – oder sich ein erholsames Nickerchen gönnen, das den Jetlag abmildert.

Mit diesen Technik-Gadgets wird die Geschäftsreise nicht nur produktiver, sondern auch komfortabler:

• Powerbank: Mit einer leistungsstarken Powerbank können Geräte wie Smartphones und Laptops unterwegs aufgeladen werden, ohne dass sich Reisende Gedanken über leere Akkus machen müssen.
• Noise-Cancelling-Kopfhörer: Für eine erholsame Reise auf Zug- oder Flugreisen eignen sich Kopfhörer, die Umgebungsgeräusche effektiv ausblenden. So fällt die Entspannung deutlich leichter – und Reisende können konzentriert arbeiten, ohne von störendem Lärm abgelenkt zu werden.
• Smart-Watch: Eine zuverlässige Uhr ist für Geschäftsreisen von großer Bedeutung, um pünktlich zu Meetings und Terminen zu erscheinen. Mit einer Smart-Watch bleibt man gleichzeitig auch über Anrufe, Nachrichten und Termine informiert, ohne ständig auf das Smartphone schauen zu müssen.
• Smarte Schlösser: Um den Koffer oder das Hotelzimmer sicher abzuschließen, bieten sich per App steuerbare Schlösser an. Auf diese Weise besteht keine Gefahr, dass der Schlüssel oder der Zahlencode verloren geht – und Reisende haben jederzeit die volle Kontrolle über den Zugang zu ihren persönlichen Gegenständen.

Tipp 5: Ausreichend Zeit für Erholung einplanen

Zu guter Letzt: Geschäftsreisen sind in der Regel mit viel Stress und einem straffen Terminkalender verbunden. Obwohl die Zeit vollgepackt mit Meetings und Terminen ist, ist es wichtig, auch Zeit für Erholung einzuplanen. Reisende sollten unbedingt regelmäßig kurze Pausen machen, um sich zu entspannen und Energie aufzutanken. Freie Abende können beispielsweise dazu genutzt werden, in Ruhe die Umgebung zu erkunden und die Batterien bei einem Spaziergang wieder aufzuladen.

Auch sollte während der Reise darauf geachtet werden, dass die Gesundheit nicht zu kurz kommt. Während Reisen neigen viele Leute dazu, ihren gesunden Lebensstil zu vernachlässigen – sei es aufgrund von Zeitmangel oder dem Mangel an gesunden Alternativen. Reisende sollten deshalb auch unterwegs auf ausreichend guten Schlaf und eine ausgewogene Ernährung achten. Ebenso ist es wichtig, während den durchgeplanten Tagen genug Flüssigkeit zu sich zu nehmen – so bleibt der Körper fit und die Geschäftsreise kann maximal produktiv verlaufen.

www.travelperk.com/geschaftsreise