Fehlende Funktionen und Datenschutzprobleme

Microsofts neues Outlook verunsichert Unternehmen

Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen ist die Art, wie Microsoft mit E-Mail-Daten umgeht. Wer ein externes E-Mail-Konto in das neue Outlook integriert – etwa einen firmeninternen IMAP-Server –, muss wissen: Benutzernamen, Passwörter und sämtliche E-Mails werden nicht mehr direkt zwischen dem Client und dem Mailserver ausgetauscht. Stattdessen speichert Microsoft diese Daten in der eigenen Cloud und ruft sie von dort ab.

Das hat weitreichende Folgen. Unternehmen, die aus Compliance-Gründen ihre Datenhoheit bewahren müssen, könnten mit dieser Lösung gegen Datenschutzrichtlinien verstoßen. Besonders in Europa könnte die Speicherung in Microsofts Cloud mit der DSGVO kollidieren. Wie der Spiegel berichtet, sollen IT-Verantwortliche prüfen, ob eine Nutzung des neuen Outlooks ohne Sicherheitsrisiken möglich ist oder alternative Lösungen in Betracht ziehen. 

Wichtige Funktionen für Unternehmen fehlen

Neben den Datenschutzbedenken gibt es ein weiteres zentrales Problem: Das neue Outlook bietet längst nicht den Funktionsumfang der klassischen Version. Unternehmen, die auf komplexe Mail-Workflows angewiesen sind, stehen vor deutlichen Einschränkungen.

Zu den fehlenden Funktionen gehören unter anderem:

• Öffentliche Ordner und geteilte Postfächer – essenziell für Teamarbeit
• S/MIME-Verschlüsselung – entscheidend für sichere Kommunikation
• VBA-Makros und COM-Add-ins – unerlässlich für Automatisierungen
• Offline-Unterstützung – kritisch für mobiles Arbeiten und Krisensituationen

Für viele Unternehmen bedeutet der Umstieg somit einen erheblichen Produktivitätsverlust. Microsoft will einige Funktionen in Zukunft nachliefern, aber ein vollständiger Ersatz für das klassische Outlook ist nicht in Sicht.

Zwangsumstellung für Business-Kunden rückt näher

Auch wenn Microsoft beteuert, das klassische Outlook noch bis mindestens 2029 zu unterstützen, ist der Druck auf Unternehmen bereits spürbar. Seit Januar 2025 werden Nutzer von Microsoft 365 Business schrittweise auf das neue Outlook umgestellt. Ab April 2026 sollen Enterprise-Kunden folgen.

IT-Abteilungen sollten frühzeitig prüfen, ob die Umstellung intern verhindert werden kann. Microsoft bietet zwar vorerst noch eine Rückkehr zur alten Version an, doch sobald der Wechsel vollzogen ist, sind die E-Mails und Zugangsdaten bereits in Microsofts Cloud gespeichert. Unternehmen sollten daher eine klare Strategie für den Umgang mit der neuen Software entwickeln.

Fazit: Unternehmen sollten abwarten und Alternativen prüfen

Für Firmen mit Microsoft 365 und Exchange Online ist das neue Outlook weniger problematisch, da die Daten ohnehin in der Microsoft-Cloud liegen. Unternehmen mit eigenen Mailservern oder strengen Datenschutzrichtlinien sollten hingegen genau abwägen, ob der Umstieg sinnvoll ist.

Der eingeschränkte Funktionsumfang und die unklare Roadmap für künftige Erweiterungen sprechen derzeit gegen eine Migration. Unternehmen, die Outlook geschäftskritisch nutzen, sollten daher entweder an der klassischen Version festhalten oder sich frühzeitig nach Alternativen umsehen.

• https://adoption.microsoft.com/de-de/new-outlook-for-windows/